Conseil

Enjeux

  • Les médias numériques sont omniprésents, ils façonnent le monde du travail et font surgir de nouvelles formes de contacts sociaux. Face à ce constat, il s’agit d’analyser et d’évaluer les opportunités et les risques qu’ils comportent, pour l’individu et pour la société.
  • Les entreprises se sont lancées à marche forcée dans la transformation digitale. Elles sont en train de comprendre que ce n’est qu’une promenade de santé au regard de la montagne à gravir.
  • Les usages numériques inadaptés en entreprise consistent souvent en un ressenti individuel, susceptible de devenir collectif par son effet de masse, qui varie en fonction des personnes.
  • Plusieurs facteurs peuvent modifier la perception que l’organisation a des usages numériques inadaptés en son sein : le contexte de l’organisation, son secteur et sa taille, les contextes individuels de certains collaborateurs, leur âge ou formation, la place des uns et des autres dans la hiérarchie…
  • Un consultant peut aider une organisation à formaliser des critères objectifs et sur mesure.
  • Il revient par exemple à l’employeur de fixer des règles d’utilisation d’internet par ses salariés claires et précises, dans une charte d’utilisation d’internet au travail.
  • Le consultant va, peu à peu, imaginer des pistes d’action et concevoir des solutions, de façon individuelle et parfois collective, pour surmonter des usages numériques inadaptés.

Recommandations

  • Instaurer un dialogue au sein de votre organisation au sujet des usages numériques inadaptés tant au niveau individuel que collectif
  • Mettre en place des outils pour pallier à des défaillances
  • Contribuer à la sécurisation des usages
  • Établir des objectifs concrets et définissez ce que vous souhaitez accomplir dans une période donnée.
  • Décortiquer tout ce qui attire votre attention, en vous demandant dans quelle mesure telle ou telle information vous permettra d’évoluer, d’atteindre vos objectifs.
  • Impliquer le personnel dans la création de la politique. Ce processus aidera les employés à comprendre les politiques et favorisera probablement le recrutement du personnel.
  • Soyez clair et spécifique. Les politiques devraient inclure des justifications, un soutien juridique et des commentaires avec des exemples.
  • Assurez-vous que vos politiques sont conformes aux lois fédérales et fédérales.
  • Inclure les conséquences pour les violations dans les politiques et mettre en œuvre les conséquences.
  • Fournir une voie d’appel et assister aux droits de procédure régulière des employés.
  • Mettre en œuvre des politiques de manière efficace et non discriminatoire.
  • Modifiez les politiques à mesure que la loi évolue. Une grande partie de la loi liée à la technologie est en train de se produire. Ce qui est légal aujourd’hui peut ne pas être demain.-
  • Il est important d’informer sur les facteurs de risques, les mesures et les acteurs de prévention associés à la surcharge informationelle.
  • Il faut sensibiliser les collaborateurs à la protection de leur propre santé mentale en lien au numérique et à celle des autres dans un contexte de travail.
  • Il faut développer les compétences des managers et leur donner des outils face à des situations complexes liées aux problèmes informationels.
  • Un consultant peut mettre en jeu des scènes qui transcrivent la complexité des situations vécues en matière de surcharge informationnelle.
  • En libérant la parole sur un terrain neutre où personne n’est visé personnellement, le consultant peut aider à faire àmerger des solutions de compromis.
  • En privilégiant l’émotion et l’intelligence collective comme vecteur de communication, le consultant propose une approche bienveillante et une écoute attentive.
  • Il y aura toujours des employés qui perdent du temps. Il y a toujours eu, bien avant que les ordinateurs ne soient introduits sur le lieu de travail. Aborder ce problème est un problème de gestion, pas technologique: Est-ce que quelqu’un pense vraiment que quelqu’un qui perd vraiment du temps sur Facebook va soudainement devenir un brillant exemple de productivité parce que l’accès informatique bloqué?
  • Pour les organisations, il ne suffit pas d’avoir des politiques écrites. Elles peuvent également proposer une réflexion collective à propos de ces problèmes. Ce faisant, le personnel qui sera informé des attentes aura la possibilité de digérer et de poser des questions sur le contenu des politiques.
  • Les superviseurs doivent gérer par exception les employés dont l’utilisation des réseaux sociaux affecte réellement leur productivité[1].
  • L’incorporation d’une heure ou d’une demi-heure dans votre programme de travail quotidien peut stimuler ses niveaux d’énergie, améliorer votre humeur et fournir une motivation supplémentaire du matin lorsque vous travaillez vers votre pause[2].
  • Les employés qui peuvent se récompenser entre l’achèvement d’une tâche et le début d’une autre avec une visite sur leur page Facebook sont plus revigorés et font plus. Ils obtiendraient 9 % de productivité que leurs homologues bloqués[3].
  • La maîtrise des habiletés informationnelles est devenu un enjeu capital pour les organisations, une formation continue peut permettre de communiquer avec plus d’efficacité.
  • Il semble que nous devrions faire preuve d’un savoir-faire de plus en plus original au fur et à mesure que les technologies se complexifient. Il s’agit d’articuler différents types d’engagements sous la forme soit de successions (connexion-déconnexion) soit de modulation (déconnexion des e-mails mais pas du téléphone, ou déconnexion totale sauf trois numéros entrants, ou filtre visuel, etc.), tout devenant une question de choix et de priorités.
  • Il serait pertinent que les politiques d’usages du numériques incluent des justifications, un soutien juridique et des commentaires avec des exemples.. Assurez-vous que vos politiques sont conformes aux lois fédérales et fédérales. Fournir une voie d’appel et assister aux droits de procédure régulière des employés est aussi important. De même que mettre en œuvre des politiques de manière non discriminatoire.
  • Il faut aussi veiller à modifier les politiques à mesure que la loi évolue. Une grande partie de la loi liée à la technologie est en train de se produire. Ce qui est légal aujourd’hui peut ne pas être demain.-
  • Pour l’entreprise, il est important d’établir des objectifs concrets et de décortiquer tout ce qui attire son attention, en se demandant dans quelle mesure telle ou telle décision permettra d’évoluer, d’atteindre ses objectifs.
  • Il faudrait favoriser au niveau des managers des pratiques améliorant la qualité de vie au travail au quotidien, notamment en ce qui concerne les usages numériques (anticipation des risques mais surtout dialogue autour des usages dans le cadre de l’exercice du métier).
  • Un spécialiste de l’optimisation de l’usage des services numériques peut vous aider à formaliser des critères objectifs capables de vous avertir de l’instant où l’on dépasse le seuil de déclenchement des usages inadaptés.

[1] http://hiring.monster.com/hr/hr-best-practices/workforce-management/improving-employee-relations/technology-at-work.aspx
[2] http://www.forbes.com/sites/jacquelynsmith/2012/09/17/14-things-you-should-do-during-your-lunch-break/
[3] http://uninews.unimelb.edu.au/news/5750/